SISTIM INFORMASI AKUNTANSI : SISTIM PENJUALAN KREDIT

Sistim Penjualan Kredit : By Indra Y.P

A.  Penjualan Kredit

Penjualan selama ini selalu identik dengan kas atau penjualan secara tunai. Dengan melakukan penjualan tunai, perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa kas sehingga membuat likuiditas perusahaan semakin kuat. Akan tetapi, terkadang penjualan mengalami penurunan akibat kemampuan membeli pelanggan (khususnya pelanggan korporasi) berkurang. 


Pada akhirnya penjualan pun akan berkurang, meskipun produk perusahaan sangat dibutuhkan pelanggan saat itu. Selain itu, pihak manajemen terkadang melihat adanya pangsa pasar yang lebih besar yang tidak dapat dijangkau dengan penjualan tunai. Hal itulah yang membuat berbagai perusahaan kini menerapkan sistim penjualan kredit di anggap lebih potensial dan dapat menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta mampu memberikan pemasukan kas yang juga lebih besar dimasa yang akan datang.

B.  Fungsi Departemen Yang Terkait Dalam Sistim Penjualan Kredit

1.   Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, meminta persetujuan kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang yang mana barang atau produk akan dikirim dan mengisi order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab juga untuk membuat “back order” saat jumlah persediaan yang tersedia belum dapat memenuhi permintaan pelanggan.

2.   Fungsi Kredit

Bagian ini bertanggung jawab atas kelayakan status kredit yang akan diberikan kepada pelanggan dan memberikan persetujuan (approvement) atas pembelian kredit tersebut oleh pelanggan.        

            

3.   Fungsi Gudang

Memiliki tanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.

4.   Fungsi Pengiriman

Fungsi ini memiliki tanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi pengiriman ini juga menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa persetujuan dari pejabat berwenang pada bagian ini.

5.   Fungsi Akuntansi dan Keuangan

Pada fungsi akuntansi ini, bertanggung jawab untuk mencatat setiap transaksi penjualan kredit (piutang) berdasarkan faktur yang diterima dari bagian pengiriman.

6.   Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirim faktur penjualan kepada pelanggan serta membuat salinan faktur untuk kepentingan pencatatan. Fungsi ini juga yang nantinya bertanggungjawab menerima pembayaran (kas).

C.  Prosedur Penjualan Kredit

1.   Prosedur Penjualan

Ini merupakan awal dari kegiatan penjualan kredit dimana fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli kemudian fungsi kredit melakukan penilaian terhadap pembelian kredit tersebut untuk disetujui. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimnya ke fungsi gudang.

2.   Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi gudang menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Selain itu, fungsi gudang secara rutin mencatat setiap harga pokok penjualan dalam kartu persediaan. Kemudian barang diserahkan ke bagian pengiriman untuk selanjutnya dikirim atau diserahkan kepada pelanggan. Bagian pengiriman pun menyerahkan salinan faktur penjualan ke bagian akuntansi dan bagian penagihan untuk dijadikan sebagai dasar pencatatan dan penagihan piutang serta diteruskan ke bagian keuangan sebagai pengarsipan. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerima barang sebagai bukti resmi barang telah diterima.

3.   Prosedur Pencatatan Piutang

Berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fungsi pengiriman, maka fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan kredit atau piutang.

4.   Prosedur Penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang pelanggan beserta lampiran faktur penjualan kredit. Kemudian fungsi penagihan ini yang akan menerima pembayaran dari pelanggan yang disertai dengan salinan faktur dan surat tagihan tersebut yang kemudian salinan dokumen – dokumen tersebut di serahkan ke bagian akuntansi untuk di catat sebagai penerimaan kas atau pembayaran piutang dan diteruskan ke bagian keuangan untuk diarsipkan.