AKUNTANSI KEUANGAN : MEMAHAMI PENGERTIAN, PROSEDUR DAN METODE DANA KAS KECIL (PETTY CASH)

Form Petty Cash Receipt : By Indra Y.P

A.  Definisi Dana Kas Kecil ( Pettycash )

Seperti materi yang pernah dibahas oleh penulis tentang cash in bank terkait rekonsiliasi bank, bukan cuma sekedar kemauan perusahaan belaka untuk menempatkan dana kas di rekening bank melainkan juga untuk kepentingan pengendalian internal perusahaan. Meskipun demikian, perusahaan tetap menyisihkan sebagian kecil dari jumlah kas untuk disimpan dalam brankas perusahaan yang disebut dengan dana kas kecil. 


Dana kas kecil atau biasa disebut juga dengan petty cash merupakan uang kas yang tersimpan dalam brankas kantor suatu perusahaan untuk membiayai spending yang jumlahnya relatif kecil dan sering terjadi. Seperti misalnya membeli pulpen, alat pembersih lantai, perangko, vas bunga, alas meja tamu yang ada di front office, tinta printer, makanan dan minuman untuk tamu atau para pelamar kerja yang sedang tes dan lain – lain. Tentu akan sangat tidak efisien apabila menggunakan cash in bank untuk membiayai transaksi – transaksi tersebut. Terkait form atau contoh format slip kas kecil dapat di lihat pada gambar di atas.

B.  Resume Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara membuat estimasi jumlah kas yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membiayai keperluan rutin selama periode tertentu (biasanya ini tugas manajer operasional). Setelah mendapatkan angka kebutuhan kas kecil, maka pihak operasional meminta persetujuan kepada pejabat berwenang (biasanya Manajer Cabang atau Direktur Keuangan). Setelah di approve pejabat terkait, maka pejabat terkait membuat cek dan dicairkan kas sebanyak jumlah yang telah diestimasi dan approve tersebut. 


Kemudian uang kas tersebut disimpan oleh seorang karyawan yang tunjuk khusus dan diberi wewenang (biasanya staf keuangan) atas nama perusahaan untuk membayarkan kas dari dana kas kecil. 


Setiap terjadi transaksi yang melibatkan dana kas kecil, karyawan yang diberi wewenang tersebut mencatat secara rinci dalam masing – masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak serta ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan dan pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. 


Demi kepentingan pengendalian internal dan pencatatan, maka seluruh dokumen pendukung (misal faktur tagihan) harus dilampirkan dengan formulir penerimaan kas kecil. Saat ingin melakukan pengisian kas kecil, karyawan bersangkutan membuat permintaan pengisian kembali dana kas kecil (petty cash custodian) ke bagian keuangan beserta seluruh petty cash receipt dan dokumen - dokumen pendukungnya untuk verifikasi dan di approve. 


Setelah di approve oleh bagian keuangan, kemudian cek akan dibuat sebesar jumlah pengisian kembali yang diminta. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkan kembali faktur penagihan.

C. Ringkasan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Metode pencatatan kas kecil yang dapat digunakan oleh akuntan terbagi atas dua, yaitu metode pencatatan sistim dana tetap (imprest fund system) dan metode pencatatan sistim dana pencatatan dana kas tidak tetap (fluctuating fund system). 


Dalam metode imprest fund system tidak perlu melakukan penjurnalan selama terjadi transaksi, penjurnalan dilakukan ketika pengisian kembali dana kas kecil dilakukan. Sedangkan dalam fluctuating fund system penjurnalan tetap saat terjadinya transaksi hingga pengisian kembali dana kas kecil. Untuk lebih jelasnya, berikut contoh cara pencatatan dan penjurnalannya :

1.   Imprest Fund System

Ø Ketika pembentukan dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000 :

        Kas Kecil                               Rp 5.000.000

                    Kas di Bank                            Rp 5.000.000

Ø Ketika terjadi transaksi, misal pembelian pulpen dan tinta printer Rp 300.000, ongkos perjalanan kerja Rp 500.000, dan biaya training karyawan baru sebesar Rp 3.000.000 :

        
    No Jurnal

Ø Ketika Pengisian kembali dana kas kecil :

        Perlengkapan kantor              Rp         300.000

        Beban lain – lain                    Rp Rp 3.500.000

                      Kas di bank                                            Rp 3.800.000

2.   Fluctuating Fund System

Ø Ketika pembentukan dana kas kecil sebesar Rp 8.000.000 :

     Kas Kecil                              Rp 8.000.000

                Kas di bank                           Rp 8.000.000

Ø Ketika terjadi transaksi, misal membeli kalkulator kantor Rp 800.000, membayar biaya jasa perbaikan mesin oleh pihak eksternal mesin Rp 350.000, pembelian air mineral dalam kemasan untuk tamu sebesar Rp 100.000. Maka :

       Peralatan Kantor                  Rp 800.000

       Beban maintenance               Rp  350.000

       Beban lain – lain                   Rp  100.000

                         Kas Kecil                             Rp 1.250.000

Ø Ketika pengisian kembali dana kas kecil, sebesar Rp 2.000.000 :

       Kas Kecil                              Rp 2.000.000

               Kas di bank                                Rp 2.000.000


Tidak lupa penulis mengingatkan terkait menerapkan prinsip yang benar - benar syariah ya, terkait bahasan ini lebih baik tempatkan dana kas kecil tersebut di rekening perbankan syariah. Semoga Bermanfaat ya. . . :-)
https://kazenime22.blogspot.com/2020/01/akuntansi-keuangan-metode-biaya.html
https://kazenime22.blogspot.com/2019/02/akuntansi-keuangan-rekayasa-laba.html
https://kazenime22.blogspot.com/2020/02/akuntansi-keuangan-wesel-tagih-dan.html 
https://kazenime22.blogspot.com/2020/01/akuntansi-keuangan-memahami-analisis.html 
https://kazenime22.blogspot.com/2020/01/akuntansi-keuangan-pemahaman-rasio_5.html